世界律師大會會務服務項目招標公告2019年06月11日 23:50

廣東省律師協會受中華全國律師協會(以下簡稱“招標人”)委托,秉持“公開、公平、公正”原則,對“世界律師大會會務服務項目”進行國內公開招標,歡迎符合資格要求的單位參與本項目投標。有關事項如下:

一、項目概況

(一)項目名稱

世界律師大會會務服務項目

(二)服務內容

1.承擔世界律師大會召開前的會務籌備工作,包括會議宣傳、會議報名和代為收費工作、參會人員邀請函發放、會議標識和背景設計、資料編制、會場洽談、報名資料整理、會務網站設計開發和非會議期間活動的安排等。

2.承擔世界律師大會期間,所有會議和配套活動的會務工作和物料準備工作,具體包括會議簽到(電子簽到)、住宿安排、用餐安排、會場布置、儀器調試、各會場流程引導、嘉賓迎接、安排同聲傳譯及其設備、宣傳策劃和安排(含全程錄音錄像拍攝)、會議資料發放、文化觀光安排、食品安全保障、聘請安排安保工作等會務保障工作。

3.在招標方的統籌下,負責會場、住宿(部分)、交通、用餐、課酬、同聲傳譯、安保等相關合作合約的談判、簽訂和費用支付服務工作。(注:會場、住宿、交通、用餐、課酬、同聲傳譯、安保費用不包含在本次招標項目費用內,由招標方和中標方另行商定)

以上服務內容具體見附件1。

(三)資金來源

主辦和承辦單位承擔的費用、參會代表注冊費、機構支持費、各類贊助費等。

(四)會議預算

300-500萬元人民幣,含會場、部分住宿費、餐費、交通接送、資料印制、會議策劃、布場物料、紀念品、課酬、同聲傳譯、勞務費、宣傳推廣等費用。

(五)會議基本情況及規模

世界律師大會舉辦時間:2019年12月上旬,地點:廣州,主辦單位:中華全國律師協會。大會包括1-2個主論壇,6-10個分論壇,預計參會人員500-600人。

(六)投標有效期

本項目投標有效期為自遞交投標文件截止日起 30個自然日,投標文件之投標有效期不滿足招標文件要求的投標無效。

二、投標人資格要求

(一)投標人必須為中華人民共和國境內(不包括香港、澳門特別行政區及臺灣地區,簡稱“境內”)具有獨立法人資格的單位,持有有效的營業執照或其他法人資格證明材料。

(二)投標人在2015年1月1日至2019年4月30日期間具備服務境內的國家級大型會議(國家級大型會議指:由中央和國家機關及其部門(機構)或者國家級社會組織主辦的,且參會人員在300人以上的會議活動)的整體服務經驗。

(三)投標人2015年1月1日至2019年4月30日期間具備服務在華舉辦的國際大型會議(國際大型會議指:我國或外國(地區)政府、在中國合法登記的非政府機構主辦的,參會人員來自2個以上國家且在300人以上的會議活動)的整體服務經驗。

(四)投標人須具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度,具有履行合同所必需的專業技術能力,有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。

(五)本項目不接受聯合體投標。

三、投標文件要求

(一)企業營業執照或其他法人資格證明材料復印件加蓋公章;

(二)投標文件提交人若為法定代表人:須提供法定代表人證明及法定代表人身份證復印件加蓋投標單位公章;或若為法定代表人授權人:須提供法定代表人證明及法定代表人身份證復印件、法定代表人授權委托書原件及代理人身份證復印件,加蓋投標單位公章和法人章;

(三)投標人在2015年1月1日至2019年4月30日期間具備服務境內的國家級大型會議(國家級大型會議指:由中央和國家機關及其部門(機構)或者國家級社會組織主辦的,且參會人員在300人以上的會議活動)的整體服務經驗證明材料,證明材料中需包括合同/中標(選)通知書;

(四)投標人2015年1月1日至2018年12月30日間近四年內具備服務在華舉辦的國際大型會議(國際大型會議指:我國或外國(地區)政府、在中國合法登記的非政府機構主辦的,參會人員來自2個以上國家且在300人以上的會議活動)的整體服務經驗證明材料,證明材料中需包括合同/中標(選)通知書;

(五)投標人近三年財務報表(2016、2017年審計報告及2018年財務報告);

(六)投標人詳細介紹;

(七)報價函(按附件2格式)、付款方式及會議預算案;

(八)會議服務工作方案;

(九)評分辦法中需要提供的評定內容的相關說明和佐證資料。

投標文件正本一份,副本二份。

投標文件統一使用A4紙打印,副本可為原件,也可由其正本復制(復印)而成(包括證明文件)。當副本和正本不一致時,以正本為準,但副本和正本內容不一致造成的評標差錯由投標人自行承擔。投標文件必須膠裝成冊,必須編制目錄,除封面、目錄、間隔頁和封底外,其余每一頁均需編輯頁號,中間不得多頁、少頁。

投標文件從目錄第一頁開始連續、逐頁編頁碼(包括無任何內容的頁)。

四、投標方式

(一)投標人將投標文件和其他有關文件資料密封并加蓋單位公章,按招標書上的投標時間由投標人的代表自行帶至廣東省律師協會。投標人遞交投標文件時必須同時遞交投標人授權委托書及投標人的代表的身份證復印件(加蓋公章)并出示投標人的代表的身份證原件供招標人核驗。

(二)未按要求制作標書的視為廢標。未按照要求遞交或超過投標時間遞交的投標文件將被招標人拒絕。投標人應自行承擔投標費用以及投標文件不予接受、被拒絕或廢標后果,與招標人無涉。

五、評分辦法

(一)招標形式

公開招標。

(二)基本要求

2.1 整個評標工作應符合下列總要求:

(1)嚴格遵循公平、公正、科學、擇優的原則。

(2)任何單位和個人不得非法干預或者影響評標過程和結果。

(3)保證評標活動在嚴格保密的情況下進行。

(4)評標活動及其當事人應接受依法實施的監督。

2.2 評標委員會成員在開展評標工作時應遵守以下工作守則:

(1)認真貫徹執行國家和本市有關招標投標的法律、法規、規章及規范性文件;

(2)履行職責,嚴守秘密,廉潔自律;

(3)客觀、公正、公平地參與評標工作;

(4)明確提出個人意見并對所提意見承擔責任;

(5)不接受招標人、投標人及其他有關人員因不正當要求而給予的財物或其他好處;

(6)在評標工作期間不得私下接觸投標人或其他利害關系人;

(7)按照招標文件規定的評標標準和方法進行評標;

(8)不向招標人征詢確定中標人的意向或者接受任何單位或個人明示或暗示提出的傾向或者排斥特定投標人的要求;

(9)不暗示或誘導投標人作出澄清、說明或者接受投標人主動提出的澄清、說明;

(10)凡與投標人有利害關系的應主動提出回避。

2.3 評標委員會成員及其他參與評標工作的有關人員都必須嚴格保守有關秘密。應當予以保密的信息包括但不限于:

(1)評標委員會的人員組成;

(2)對投標文件的初步評審及詳細評審情況;

(3)對各投標人的澄清問題及投標人的答復;

(4)評委發表的評審意見;

(5)中標候選人的推薦情況(評標結果公示后除外)。

2.4 參與本項目評標工作的其他人員應按誠實、信用和勤勉的原則完成評標委員會交辦的事務性工作,并主動接受評標委員會的監督。

2.5 評標委員會成員或參與本項目評標工作的其他人員如果違反上述規定,將按有關規定承擔相應責任。

(三)人員及職責

3.評標委員會成員在評標過程中行使評委職責;在評標委員會成員中推選1名擔任評標委員會主任評委,負責主持評標工作。

(四)評標細則

4.1評標步驟

本次招標的評標工作將按下列步驟進行:

(1)初步評審;

(2)詳細評審和評分;

(3)推薦中標候選人。

4.2 初步評審

4.2.1在初步評審中如果發現投標文件存在下列任一情況時,將直接對其作否決處理,不再進入后續的詳細評審:

(1)投標人與招標人有利害關系可能影響招標公正性的;

(2)投標人參與項目前期咨詢或招標文件編制的;

(3)不同投標人單位負責人為同一人或者存在控股、管理關系的;

(4)投標人有串通投標、弄虛作假、行賄等違法行為的;

(5)投標文件采用活頁裝訂、存在內容不全或粗制濫造等現象的;

(6)投標人復制或照搬招標文件技術規格的相關部分內容作為其投標文件一部分的;

(7)經國家企業信用信息公示系統(http://www.gsxt.gov.cn/)查詢,存在政府采購法實施條例第十九條所列的重大違法記錄情況的;

(8)投標文件附有招標人不能接受的條件,包括但不限于:

(a)未接受招標文件規定的風險劃分原則;

(b)增加招標人的責任范圍,或者減少中標人的義務;

(c)對合同爭議處理辦法提出異議;

(d)對合同條款有重要保留。

(e)投標文件不能滿足本招標方案規定的招標范圍、基本服務要求及服務期限的;

(f)投標文件報價不符合招標人要求的。

(9)投標文件存在其他違法、違規或不響應招標文件實質性要求之處。

4.2.2通過初步評審的有效投標不足三家使得投標明顯缺乏競爭時,評標委員會可以決定否決全部投標。

4.3詳細評審

4.3.1詳細評審采用綜合評分法,其中技術標滿分值為100分。

4.3.2對投標人遞交的投標文件進行詳細評審。

4.3.3投標人評分得分保精確到小數點后二位,第三位四舍五入。

4.3.4對投標文件中含義不明確、對同類問題表述不一致或者有明顯文字和計算錯誤的內容,評標委員會可用書面方式要求有關投標人作必要的澄清、說明或補正。澄清、說明或補正也應以書面方式進行,且不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內容。

4.3.5技術標評審

技術標評審中的評標要素、各評標要素的權重及所包含主要內容如表1所示。

表1:評標要素說明表

序號

評審內容

評審要素

滿分

1

類似項目實施業績

投標人近四年(2015-2019年)承擔的大型國際學術會議會務服務業績,根據規模、規格、數量等進行排序評價,0-10分。

10

2

會議服務工作方案

會議室與展臺搭建方案,包括臨時會議室(篷房)與展臺搭建方案,0-10分。

綜合對比搭建方案是否完備,可滿足實際使用需求;展臺搭建設計方案符合國際會議規格要求;搭建材料是否具有可靠的環保性能與防火性能;搭建工程進度安排;勞動力保障計劃;材料設備保障計劃等。

10

會場配置方案,包括臨時會議室配置、3層會議室配置、辦公室配置、標識引導配置、查詢類設施配置,0-10分。

綜合對比設施設備如桌椅、投影、音響及話筒、演講臺、演講臺燈光、電源、辦公設施、標識引導設施、查詢類設施等配置情況,保證會議期間使用要求;對設施設備管理和使用方案安全可靠;備用設備及技術保障人員可及時處置突發事件等。

10

會務材料及紀念品方案,0-5分。

綜合對比設計、采購、制作等方案策劃內容,設計方案可充分體現會議特點,采購與制作方案可完全滿足會議需求,有必要的應急處置方案與保障措施等。

5

會務咨詢、服務與統籌協調方案,包括前期會務咨詢與服務,現場注冊、導引與協調,餐飲安排,住宿安排,簽證事務,機票訂購服務,交通安排,安全保障措施,志愿者安排,影像服務等,0-15分。

綜合對比服務方案是否完整、合理等,是否具有針對性和可行性,是否具有良好的保障體系和完善的實施方案,專業人員與設施設備的配置是否充足,以保障各項服務內容順利實施等。

15

文化之旅方案,0-5分。

綜合對比文化之旅方案線路數量是否滿足招標要求,是否具有嶺南文化特色,以及文化之游期間的安全、交通、講解、餐飲、保險等組織與協調工作,方案應充分考慮團隊人員的組成特點。

5

贊助商招攬方案,0-5分。

綜合對比方案的完整性、針對性與可行性等。

5

3

應急預案處置措施

應急預案和緊急事件處置安全保障措施,0-10分。

10

4

項目組人員配置

管理人員、專業技術人員和勞動力的投入是否滿足項目需要,各專業技術人員配置是否合理,人員素質、管理和技術能力、經驗、人員來源、人員管理、培訓、考核和激勵等,0-7分。

相關保密義務履行能力0-3分

相關人員應備相應資質的,投標人須提供資質材料復印件并加蓋投標人公章

10

5

服務承諾、增值服務等

各項服務指標是否滿足招標要求,針對本項目提供的延伸服務、便利服務等特色服務項目,以及其他相關服務承諾等,0-5分。

5

6

會務籌備工作響應時間

會務籌備工作過程中,應招標方籌備工作要求,參與具體籌備工作響應時間。0-5分

5

7

報價

此次投標的報價是否符合要求。此次投標的預算案及付款方式是否完善,滿足項目需要。0-10分

10

總分

100

 

4.3.5.1評標委員會成員在認真審閱投標文件的基礎上,按上表的規定,對各投標人的投標文件進行獨立、客觀和公正的打分。

4.3.6商務標評審

4.3.6.1商務評審即商務報價得分評審。

4.3.6.2在詳細評審的商務標評分中,首先對各投標人的投標報價進行審核。當發現投標報價存在計算錯誤時,將按下列原則進行處理(明顯的小數點錯位除外),以確定經核實的投標價:

(1)當單價與數量的乘積與單項總價不符時,將以單價與數量的乘積為準修改單項總價。

(2)當單項總價之和與總價不符時,將以單項總價之和為準修改總價。

(3)對其他計算錯誤由評標委員會決定修正的方法。

4.3.6.3投標報價中存在以下情況的,在計算經核實的投標價時進行修正:

(1)報價表中各子目的數量與方案嚴重不符,經評標委員會認定后,按照最不利原則予以修正;

(2)報“0”或“負”的報價,投標人無充分理由說明的,按照最不利原則予以修正。

4.3.6.4如果投標人的投標報價存在漏項或缺項,按照最不利原則予以修正,但是在授予合同時,認為這些漏項或者缺項已包含在投標報價的其他部分中,不再單獨計價,也不因此增加合同價格。

4.3.6.5對投標人在澄清、說明和補正時提供的優惠或讓利,評標時一律不予考慮。

4.3.6.6以滿足招標文件要求且最低的評標報價為評標基準價,其價格分為滿分10分。其他投標人的價格分按照下列公式計算:

投標報價得分=(評標基準價/評標價)×10

4.3.6.7投標報價得分保留兩位小數;

4.3.6.8由招標工作小組成員統計出各投標人的商務標得分,報評標委員會審定。

4.3.7材料審查:投標人應按招標人或招標代理機構提供的材料清單,將相關材料原件交至指定地點進行審查。

4.3.7.1材料審查如發現有弄虛作假情況的,按招標文件初步評審條款要求做否決投標處理,并向財政部門報告。

4.3.8綜合評分

4.3.8.1各投標文件的綜合得分=技術標得分+商務標得分

4.3.8.2經分數匯總后,按綜合得分從高到低推薦3名確定為中標候選人。

4.3.8.3評標委員會的全體成員對上述評標得分計算結果進行簽字確認。

4.3.8.4當兩家或兩家以上投標人的總得分相等時,則按投標人投標報價由低到高,進行排序;若投標報價相同,則由評標委員會進行無記名投票(如有可能,進行多輪投票),按得票數進行排序。

4.3.8.5當兩家或兩家以上投標人最終的評標價格或評分相等時,凡投標人提供的服務是經縣級以上人民政府民政部門認定的福利企業提供的,則相關投標人的排序在前。

(五)決標

5.1評標委員會的評標情況及推薦意見將匯總成書面評標報告提交招標人。

5.2招標人應當確定排名第一的中標候選人為中標人。如排名第一的中標候選人放棄中標,因不可抗力提出不能履行合同,或者招標文件規定應當提交履約保證金而在規定的期限內未能提交的,招標人可以確定排名第二的中標候選人為中標人。排名第二的中標候選人因同樣原因無法中標的,招標人可以確定排名第三的中標候選人為中標人。

六、招投標工作安排

(一)本次招標將在廣東省律師協會官方網站和公眾號上發布招標文件進行公開招標。

(二)本次招投標流程如下:

1.發布招標文件:于2019年6月11日前在廣東省律師協會官方網站和公眾號上公開發布項目招標文件。在投標截止時間前,招標人都可以以補充方式修改招標文件。招標文件的修改將以書面形式公布在廣東省律師協會官方網站上,并對所有投標人具有約束力。為使投標人準備投標時有充分時間對招標文件的修改部分進行研究,招標人可依照法律法規規定延長投標截止期

2.投標截止:投標單位在2019年6月21日當日12時00分前送達投標文件。地點:廣東省律師協會,廣州市珠江新城華夏路49號北塔12樓,510623。聯系人:梁羽彤、陳藝妤,聯系電話:020-66826953。

3.評標:在2019年6月30日前完成評標工作。

4.定標公示:公示期為3個自然日。

5.簽訂合同:在2019年7月10日前與中標單位簽訂合同。

 

附件:1.投標人具體服務內容

      2.報價函

 

廣東省律師協會

2019年6月11日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

投標人具體服務內容

 

一、會議服務委托授權書以及服務協議

1.授權書、服務合同的草擬與簽訂

2.制作會議的預算和初步方案

二、大會方案策劃

主辦方已經有方案框架,投標人需要細化策劃方案,包括但不限于以下內容:

1.確認基本信息:日期、規模、組織架構等

2.確認會議內容框架、主題、目的

3.主要活動計劃:開幕式、議程、歡迎晚宴等

4.大會用餐、住宿、用車、機票等接待方案

5.演講人、VIP,其他參會代表邀請方案

6.媒體宣傳推廣方案

7.設計、各類資料制作方案等

8.工作人員招募及培訓方案

9.其他需要細化的方案

三、合作單位聯系

1.領導、嘉賓的出席。

2.搜集合作單位的 LOGO、信息,用于背景板、會刊等制作物設計。

四、大會主形象設計及制作

(一)大會主形象以及衍生物設計(含大會LOGO設計)

(二)設計制作設計大會的邀請函、通知(紙質版和電子版)

(三)會議宣傳手冊

(四)會務網站設計及運營

(五)聯絡各擬參會單位,發送邀請函,落實參會人員

(六)大會相關用品設計以及制作

1.背景板、簽到板、議程板

2.會議文件包(盡量制作精美)

3.會刊

4.邀請函

5.大會指南和會議資料

6.宣傳資料

7.胸卡

8.流程 PPT 制作

9.車頭牌、停車證

10.各類指示牌

11.大會易拉寶

12.紀念品或者交換禮品

13.大會記錄紙張

14.其他衍生設計、制作物

(七)大會媒體維護

1.新聞稿撰寫

2.協助邀請媒體,現場接待

3.會后報道跟蹤

4.推薦大會同聲翻譯人選并落實聘請事宜

五、大會現場執行(投標人現場專人協調指揮)

(一)會場搭建

1.主會場、分會場、表演舞臺背景設計確認,舞臺搭建

2.主會場、分會場、表演舞臺的投影、音響、音控、燈光臺管理

(二)會場、分會場桌椅布置、臺卡、席卡確認布置

(三)注冊區搭建

1.注冊報到處搭建

2.會議資料裝袋、發放

(四)其他會議區域的布置

1.大會秘書處

2.領導嘉賓休息室

3.演講人休息室

4.新聞發布區

5.用餐、宴請、茶歇區域

6.宣傳展覽區

7.領導會見來賓區

(五)會議流程把控,現場志愿者、禮儀、后勤等人員管理

六、演講人、VIP、嘉賓邀約及現場管理

1.中外演講人的前期聯絡溝通(規范性的協商、需求、協議、資料搜集等),發送演講人邀請函、協議、演講人須知等等

2.演講人須知發送及時到位

3.機票預訂,住宿安排、接機(站)、餐飲等禮遇

4.課酬費支付

5.其他貴賓邀請及聯絡維護

6.確認所有演講人名單

7.出場提醒、催場、時間提示等

8.PPT 搜集、播放測試及管理

七、會場、茶歇、用餐、住宿管理

1.場地及住宿考察,并按招標方要求簽訂場地、食宿合同

2.各主會場、分會場、接待會見場地的協調跟進工作

3.確定午餐、茶歇和晚餐菜單、酒水飲料等晚宴方案制定

4.場地搭建、音響控制等

5.確認是否安排晚宴演出

6.協調安排食品安全監督工作

7.用餐人員引導和分流設計

八、大會住宿(投標人)

1.投標人需要確認住宿需求,制定入住清單

2.制定入住登記方案,協助參會代表有序辦理入住手續

3.與酒店溝通詳細需求:VIP 房間鮮花、水果、早餐時間地點、停車、指示等通知

九、大會交通

1.針對領導嘉賓,協調安排機場1對1貴賓接送機

2.領導嘉賓會議期間用車調度

3.安排晚宴往返交通

4.重要嘉賓、領導車輛進場指引

十、大會行政工作

1.安排專人發送各類確認、回復、提示函,處理代表詢問

2.境外演講人、嘉賓簽證、機票、交通、住宿咨詢服務

3.通知會場人員會議及活動流程

4.安排、協調好秘書處辦公室、貴賓室、大會咨詢處

5.整理進場資料、安排運送及存儲

6.攝影攝像邀請,質量把控

7.同傳、速記、AV 供應商管理與質量把控

8.制作工作人員任務分工表、流程表

9.工作人員/志愿者培訓、進場協調會

10.演講人的前期聯絡溝通(規范性的協商、需求、協議、資料搜集等),發送演講人確認函、邀請函、協議、演講人須知等等。

11.演講人行程確認、機票預訂、接送、會議期間的跟蹤安排,直到送機。

12.供應商的聯絡與溝通管理。

13.項目進度管理,定期匯報。

14.協調安排會場安保工作和應急事件處理

十一、財務

1.在招標方的統籌下,負責會場、住宿(部分)、交通、用餐、課酬、同聲傳譯、安保等相關合作合約的談判、簽訂和費用支付服務工作。(注:會場、住宿、交通、用餐、課酬、同聲傳譯、安保費用不包含在本次招標項目費用內,由招標方和中標方另行商定)

2.建立會議初步預算以及會后結算報告。

3.開立會費收取專用賬戶,并根據招標人的要求分階段開展會費收取以及費用承擔單位費用支付工作。

4.做好財務風險防控工作。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

報價函

中華全國律師協會、廣東省律師協會:

(投標人全稱)授權(全權代表姓名、職務、職稱)為全權代表,參加貴方組織的世界律師大會會務服務項目的招標活動,我方完全按照招標文件要求進行報價,并將按招標文件的要求履行全部責任和義務。我方最終確定的投標報價為:人民幣        元。我方在此聲明,所遞交的投標文件(包括有關資料、澄清)真實可信,不存在虛假(包括隱瞞),如有虛假行為,我方自愿按有關規定承擔責任。

本投標人遞交投標文件的有效期為自遞交投標文件截止日起 30個自然日。

 

投標人:(蓋單位章)

法定代表人或其委托代理人:(簽字)

地址:

郵政編碼:

電話:            

傳真:

年  月  日

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